ライター必見!文章を劇的に分かりやすくする。ビジネス文書からSNSまで、誰にでも「伝わる」文章がスラスラ書ける!

書籍の半分を無料公開中です!
文章が劇的に分かりやすくなる7日間プロジェクト。
ビジネス文書からSNSまで、誰にでも「伝わる」文章がスラスラ書ける!

まえがき

本書で紹介するのは、文章が劇的に分かりやすくなる7日間プロジェクトです。本書にしたがってプロジェクトの内容を実行していくと、7日後には分かりやすい文章がスラスラと書けるようになります。
各章の前半では、各日程で意識すべき点を詳しく説明していきます。なぜそうするべきなのかを理解した上で実践に入りましょう。後半では、文章をより良くするためのチェックポイントを紹介しています。このチェックポイントにしたがって、日々の仕事や生活の中であなたが書いた文章を見直すことで、「どこをどう直せばより分かりやすくなるか」を学べるようになっています。

 

プロジェクト実行にあたって、取り組む時間帯を決めましょう。十五分ほど時間を作ってください。理想は、帰宅後や就寝前など、一日の終わり頃です。その日自分が書いた文章を持ち帰り、見直し修正するためです。夜に時間が取れない人は、翌朝の「朝活」として取り組むのも良いでしょう。
まずは、各日程の内容を読み返します。そして、あなたがその日(または前日)に書いたさまざまな文章を見直し、チェックポイントにしたがって修正してください。仕事中に書いたビジネス文書でも構いませんし、SNSやブログなどに投稿した個人的な文章でも構いません。仕事のメールでも私用メールでも構いません。1日ずつプロジェクトを実行していくことで、文章が劇的に分かりやすくなるのを実感できることでしょう。

 

本書の使い方は、次のとおりです。
1、まずは一通り読む
2、1日目からプロジェクトの通りに実行する
3、プロジェクトを7日間続ける
4、くじけそうになったら、もう一度本書を読み直す
5、2週目からもプロジェクトを続ける ――繰り返し

 

では、さっそくプロジェクトの内容を説明していきましょう。

1日目 一文を短くする

プロジェクト1日目は、一文を短くする練習をします。
「一文を短くせよ! 長い文章は分かりにくい!」
「一文につき、主張はひとつにせよ!」
……文章術の本をよく読みこんでいる方にとっては、もはや常識かもしれませんね。でずが、なぜダラダラと続く長い文章が「悪い」とされているのか、その理由をまずは考えてみましょう。

 

●なぜ長い文章だとダメなのか

1、一番言いたいことが伝わらない

「この先は手すりが修理中で足場も悪く、日中でも薄暗いので大変危険です。絶対に立ち入らないでください」
この文章で伝えたいのは、「危ない」ことと「入ってはいけない」ということです。なぜ危険なのかを、詳しく説明をする必要性はあるでしょうか? 一番伝えたいことだけを短く端的に表現するとこうなります。
「危険! 入るな!」
極限まで削った結果です。詳しい理由が必要なら、その下に箇条書きで添えればいいのです。

 

2、読み手が飽きる

「昨日、新宿で偶然友達と会ったので、近くにあったカフェで少し話したんだけど、懐かしい話で盛り上がっちゃって、でもその日は別の飲み会があったからまた来週の週末に約束をしたんだけど、私は小田急線で彼女は中央線沿線住まいらしいので、どこかいいお店を知ってる人がいたら教えて!」
SNSやブログ、友達へのメールでありがちな長文です。時系列に起こったことをそのまま書いているので、ダラダラと長くなってしまうのです。結局何が言いたいのか分からず、読み手は飽きてしまいます。もちろん、日記とはそういうものなので「飽きる人は去り、飽きない人だけ読む」……それで良いともいえます。
しかし、この文章の場合、「友人と会うのにいいお店を教えて欲しい」という目的があります。それを端的に伝えようと思うとこうなります。
「来週末に友達と会うんだけど、中央線沿線でいいお店知らない?」
目的達成のためには、その他の情報(どこで友達と会ったか、なぜ約束をしたかなど)は、省いて差し支えないでしょう。

 

3、ねじれが起こる

「私の長所は、出会った人の良いところを積極的に見つけて、その人がのびのびと活躍できるように全力でサポートする。」
文のねじれとは、主語と述語の不整合をいいます。文章が長いと、主語から述語までが遠くなり、かみ合わなくなるのです。主語と述語を整合させると、次のようになります。
「私の長所は、出会った人の良いところを積極的に見つけて、その人がのびのびと活躍できるように全力でサポートすることだ。」
文章にねじれを起こさせないためには、一文を短くすることです。主語と述語をできるだけ離さないためです。

 

長い文章の問題点について、お分かりいただけたでしょうか。
では、あなたが今日書いた文章を見てください。報告書や議事録などのビジネス文書でも構いませんし、社内外へ送ったメールでも構いません。休日の方は、友人に送ったメールや、SNSへ投稿した文章でも構いません。次に挙げるチェックポイントにしたがって文章を見直し、修正してみてください。

 

●一文を短くするためのチェックポイント

1、「~で、」「~が、」および述語の後の読点(、)のある場所で文章を区切れないか

「~で、」や「~が、」は、文章をダラダラと続かせる原因です。簡単に文章をつなげるので、つい使いたくなってしまうのです。述語の後の読点(、)も同じです。文を言い切るのが苦手なために、読点(、)を使って長引かせてしまうのですね。あなたが今日書いた文章を見直してみてください。「~で、」や「~が、」はありませんでしたか? 述語の後に、読点(、)で文を長引かせていませんか? 見つけたら、実際に修正しましょう。
例えば、報告書に次のような一文があったとします。
「当社では、ターゲット層を従来の若年層から高齢者層にも広げて、昨年より新商品の販売を始めたが、アフターケアの充実にコストがかかりすぎているので、次年度の目標としたい。」
・~広げて、
・~始めたが、
・~いるので、
この3箇所はいずれも文章を区切ることができます。例えば、このように直せます。
「当社では、ターゲット層を従来の若年層から高齢者層にも広げて、昨年より新商品の販売を始めた。しかし、アフターケアの充実にコストがかかりすぎている。次年度の目標としたい。」

 

2、句点(。)の数よりも、主張の数が少ないか

句点の数は、イコール文章の数です。この場合、感嘆符(!や?)は句点と同じ役割だと考えてください。
文章の数が、文章全体で言いたいことつまり主張の数よりも少ないということは、一文につき主張が1つ以下ということになりますね。一文に複数の主張を盛り込まないことで、一文を短くすることができます。
先ほどの報告書の一文を例に挙げると、主張(言いたいこと)は次の2点にまとめられるのではないでしょうか。
・ターゲット層を広げて新商品を展開したこと
・コスト削減が次年度の目標であること
修正前は、句点(。)は1個つまり文章は1つでした。しかし、修正後は句点(。)は3個つまり文章は3つに分けられました。句点(。)の数よりも、主張の数が少なくなりましたね。
いかがでしたか? プロジェクト1日目はこれで終了です。2日目以降は、文章が長くならないようにチェックポイントの項目を思い出しながら文章を書いてみてください。

2日目 主語と述語を対応させる

プロジェクト2日目は、主語と述語の対応について学びます。1日目で、一文が長いと文のねじれが起こりやすいと書きました。その他にも、主語と述語が対応しなくなる原因は多々あります。いくつか挙げてみましょう。

 

●なぜ主語と述語が対応しなくなるのか

1、主語が人物であるかのように錯覚するから

「鈴木さんの提案は、前年度の売上を維持しながらコストを削減して利益率を上げようと言った。」
この場合、提案したのは鈴木さんです。頭の中では、鈴木さんが発言した場面を思い浮かべているはずです。だから、主語が「鈴木さん」だと錯覚して、つい「言った」と文章を締めてしまったのです。この文章は、次の2通りに正すことができます。
「鈴木さんの提案は、前年度の売上を維持しながらコストを削減して利益率を上げようというものだった。」
「鈴木さんは、前年度の売上を維持しながらコストを削減して利益率を上げようと提案した。」
前者は、主語を「提案」のままにして、それに対応するように述語を変えています。後者は、主語を「鈴木さん」に変えました。どちらが良いかは前後の文脈にもよりますが、日本語として正しい文章となりました。

 

2、主語を省略してしまうから

「仕事にもやっと慣れてきたのに、ちょっと忙しくて会えないからって別れようって言うのはひどいよね」
日本語では主語は省略されやすいです。この文章の場合、仕事に「慣れてきた」のは誰なのか、「別れよう」と言うのは誰なのか、読み手からは判断しにくいですよね。彼が仕事に慣れてきたときに自分から別れを切り出そうと思っているのか、自分が仕事をがんばっているのに彼に別れを切り出されたのか、さてどちらでしょう。
「(彼が)仕事にもやっと慣れてきたのに、ちょっと忙しくて会えないからって(私が)別れようって言うのはひどいよね……」
「(私は)仕事にもやっと慣れてきたのに、ちょっと忙しくて会えないからって(彼が)別れようって言うのはひどいよ!」
前後の文脈や読み手との関係性によっては、省略しても伝わるのかもしれません。しかし、より分かりやすい文章を書くためには、省略した主語を意識して述語を対応させるようにしましょう。正確性を期すための努力を惜しむべきではありません。

 

3、一文に主語と述語が複数含まれるから

主語と述語がいくつも含まれると、文章は必然的に長くなります。プロジェクト1日目でも説明しましたが、文章が長いと主語と述語の不整合が起こりやすくなります。
「取引先のA氏が送ってくださった商品サンプルは、企画を相談し始めた当初はスマートフォンがあまり普及していなかったためボツになったが、今ではニーズに沿った良い出来だと評価している。」
非常に長く、主語と述語がたくさん登場する文章ですね。「商品サンプルは」という主語に対する述語が「評価している」で、かみ合っていません。主語・述語を対応させ、文章を短くするとこうなります。
「この商品サンプルは、取引先のA氏が送ってくださったものだ。企画を相談し始めた当初はスマートフォンがあまり普及していなかったため、ボツになった。しかし、このサンプルは今ではニーズに沿った良い出来だと評価されている。」
主語と述語が対応しなくなる原因について、お分かりいただけたでしょうか。
では、あなたが今日書いた文章を見てください。今日は報告書を書きましたか? 社内外にメールを送りましたか? 友人に送ったメールやSNSに投稿した文章でも構いません。次に挙げるチェックポイントにしたがって文章を見直し、修正してみてください。

 

●主語と述語を対応させるためのチェックポイント

1、声に出して読む

一度書いた文章を声に出して読むと、違和感に気がつきやすくなります。あなたが今日書いた文章を読み上げてみてください。おかしなところはありませんでしたか?
例えば、次の文章を読み上げてみてください。
「今年度進出しようとしているエリアは、十代から二十代の若者と新しい商業ビルの開発など、チャンスが多いエリアです。」
意味は伝わりますが、何となく違和感がありませんでしたか? この文章の問題点は次の3つです。
・「進出しようとしている」の主語が不明
・「エリアは~チャンスが多いエリアです」と、主語と述語に重複する言葉がある
・「十代から二十代の若者」および「新しい商業ビルの開発」を受ける述語がない
修正すると次のようになります。
「弊社が今年度進出しようとしているエリアは、十代から二十代の若者が多く、新しい商業ビルの開発も進んでいて、チャンスが多いといえます。」

 

2、主語とそれに対応する述語にマーカーで線を引いてみる

声に出して読むだけでは分かりにくい場合は、マーカーを使って対応する主語・述語に線を引いてみましょう。紙に印刷しても良いですし、Wordなどにコピペしてマーカー機能を使っても構いません。省略された主語に気がついたら、色ペンで補ってみましょう。そうすることで、自分の書いた文章において、主語と述語がきちんと対応しているかが分かります。
先ほど例に挙げた修正済みの文章を細かく分析すると、次のような主語・述語があることが分かります。
・弊社が――進出しようとしている
・若者が――多い
・開発も――進んでいる
・チャンスが――多い
・エリアは――いえる
いかがでしたか? プロジェクト2日目はこれで終了です。文のねじれは、主語と述語を意識するだけで防げます。3日目以降も、余裕があれば声に出して読み上げながら文章を完成させると良いでしょう。

3日目 具体的に表現する

プロジェクト3日目は、具体的に表現する練習をします。ビジネス文書やビジネスメールでは、正確性や具体性が求められます。個人的なメールやSNS・ブログの文章であっても、できるだけ具体的に表現するべきです。まずは、その理由を詳しくみていきましょう。

 

●具体的に表現した方が良い理由

1、誤解を生まずに済む

「このワンピースは少しだけ汚れています。」
オークションサイトなどでの一文だとしましょう。読み手が「少しだけなら良いわ」と思って購入した場合、思ったよりも汚れがひどいとクレームになってしまうかもしれません。「少し」も「汚れ」も、書き手の主観的な情報です。もちろん、実物の写真があれば誤解を生まずに済むのでしょうが、より具体的な表現にすることでも回避できます。
「このワンピースには、右裾に直径7ミリ程度の茶色いシミがあります。」

 

2、相手に理解してもらいやすい

「新しいモバイルバッテリーは、軽くて熱耐性が高いにもかかわらず、従来よりも短時間でフル充電ができます。」
新商品の良さをアピールするためにも、具体的な表現が有効です。しっかりとアピールポイントを説明するには具体的な数字を提示するのが良いでしょう。
「新しいモバイルバッテリーは、わずか230gと軽量かつ熱耐性が既製品より8%高いにもかかわらず、従来よりも短い約1時間でフル充電ができます。」

 

3、文章に個性が出る

これはSNSやブログ・小説など私的な文章を書く場合のことですが、誰にでも書ける文章はつまらなく感じます。あなたの感性をアピールし、あなたにしか書けない文章を目指しましょう。そのためには、見たものや経験したことを具体的に表現するよう心がけてください。あなたらしい視点から生まれた具体的な表現は、ユニークで誰にもまねができない武器となります。
具体的に表現することの重要性について、お分かりいただけたでしょうか。
では、あなたが今日書いた文章を見直してみましょう。1日目・2日目と続けてきて、文章は短くなり、主語と述語も対応して読みやすくなっていることでしょう。しかし、もっと分かりやすく、読み手に親切な表現ができるはずです。次に挙げるチェックポイントにしたがって文章を見直し、修正してみてください。

 

●具体的に表現するためのチェックポイント

1、「ほとんど」「たくさん」「ちょっと」などを具体的に表現できないか

これらは程度副詞ともいい、状態や程度を表す語を修飾する言葉です。具体的に表現するためには、数字に置き換えたり、例を出したりするのが良いでしょう。例えば、次のような文章だとどうなるでしょうか。
「当サービスは、ほとんどのお客様に満足していただいている」
企画書や報告書などによく書かれる文章ですね。しかし、「ほとんどの」では具体性に欠けます。調査結果をまとめた表やグラフなどを添えるのでしょうが、具体的な数字を述べることでより説得力が増します。
「当サービスは、9割以上のお客様に満足していただいている」
また、次のような場合でも、具体的に表現することで真意を伝えやすくなります。
「田中さんにはたくさんのことを教えていただき、本当に感謝しております」
ありふれたメッセージで、誰にでも書けるがゆえに記憶に残らない文章です。あなたと田中さんとの具体的なエピソードを盛り込めば、感動が増します。
「田中さんには、営業の極意やお酒の飲み方などたくさんのことを教えていただきました。本当に感謝しております」
ここでは、あえて「たくさんのこと」を残しました。「営業の極意やお酒の飲み方だけでなく、他にもたくさんのことを……」という印象になります。

 

2、数・色・形・大きさなどが目に浮かぶか

今日あなたが書いた文章を、客観的に読んでみましょう。色・形・大きさなどが、目に浮かぶように表現されていますか? 例えば、ある説明書にこんな一文を書いたとします。
「実行ボタンをクリックすれば、アプリケーションがスタートします。」
開発者である書き手は実行ボタンがどこにあるか良く知っているかもしれませんが、初めて使う読み手は「実行ボタンってどこ?」とつまずいてしまいます。初めて読む人でも理解できるよう、具体的に書きましょう。
「画面右上にある『実行』と書かれた青いボタンをクリックすれば、アプリケーションがスタートします。」
SNSやブログでも同じです。
「欲しかった靴が売り切れだった……あの色が好きだったのにー」
具体的に書くと共感してもらいやすくなります。比喩(たとえ)を使うと、目に浮かぶようにイメージできます。
「欲しかったパンプスが売り切れだった……紫陽花みたいなあの色が好きだったのにー」
五感に訴える文章は、読み手がイメージしやすいので、伝わりやすいといえます。

 

3、専門用語へのフォローはあるか、カタカナ語は平易に言い換えられないか

あなたが書いた企画書やビジネスメールには、専門用語やカタカナ語は多く含まれていませんか? 読み手も同じ業界の人で、専門用語も理解してくれるならば問題はありませんが、そうでない人に対してはフォローや言い換えをすべきです。
「製品の仕様は先週のMTGでフィックスしましたが、クライアントの都合でリスケが必要です」
カタカナ語・略語のオンパレードですね。社内では通用している略語や通称なども、多用すべきではありません。特に、社外の人に対しても自社の常識で文章を書くと、「相手のことを思いやれない人なんだな」と思われてしまうかもしれませんよ。
「製品の仕様は、先週の会議で確定しました。しかし、クライアントであるA社の都合で、スケジュールの再調整が必要です」
いかがでしたか? プロジェクト3日目はこれで終了です。誰が読んでも分かりやすい文章を目指しましょう。

4日目 5W1Hを使いこなす

プロジェクトも折り返しに突入しました。4日目は、5W1Hをマスターしましょう。3日目に学んだ「具体的に表現する」という内容の応用編でもあります。

 

●5W1Hとはなにか

誰が(Who)、どこで(Where)、いつ(When)、何のために(Why)、何を(What)、どうやって(How)の頭文字を取って、「5W1H」といいます。必要に応じて、誰に(Whom)、どれくらい(How much/How many)もつけ加えられます。これらは、情報をモレなく正確に伝えるために気をつけるべきポイントです。
特にビジネス文書においては、この5W1Hをおさえることが求められます。例えば、業務日報の場合。
「午前中は、現場で外装工事に取り掛かりました」
5W1Hをおさえて書くと、その場にいなかった人にも分かりやすい文章になります。
「午前十時に、青山の作業現場に入りました。昨日の雨による遅れを取り戻すため、内装は後回しにして外壁の完成を目指しました」
個人的なメールやSNS・ブログの文章だと、なかなか5W1Hを意識して書くことは少ないでしょう。しかし、個人的な文章こそ、特に「Why」の部分を具体的に書くことで、共感してもらいやすくなります。Whyとは、行動の動機であり理由でもあるからです。
ただし、5W1Hを意識するとはいえ、必ずしもすべての要素を盛り込む必要はありません。必要な要素を簡潔かつ具体的に書きましょう。書く順番にはこだわらなくて良いです。必要な情報が、モレなく正確に伝えることが大事です。極論を言えば、必要な要素をざっと書き出した上で、分かりやすい順番に並べ替えれば良いのです。箇条書きでも構いません。
5W1Hについての説明は以上です。
ではさっそく、あなたが今日書いた文章を見直してみましょう。次に挙げるチェックポイントにしたがって文章を見直し、修正してみてください。

以上、ここまでで半分終了です。

本書でこのあとに書かれているのは4日目の具体的なワーク。●5W1Hをマスターするためのチェックポイント

5日目 シンプルに表現する

6日目 全体の構成を整える

7日目 校正・校閲をマスターする

あとがきでは要点がまとめられています。

さて3日目まででも随分と文章がわかりやすくなったのではないでしょうか?


続きはこちらから。

文章が劇的に分かりやすくなる7日間プロジェクト。ビジネス文書からSNSまで、誰にでも「伝わる」文章がスラスラ書ける!20分で読めるシリーズ


こちらのページが少しでも「よかった」という方は是非、下記ボタンからシェアをお願いいたします。シェアが無料コンテンツを増やすモチベーションとなっております。