【保存版】1日を30時間にする26の時間術!ダイエットも英語の勉強も子育てもしなければいけないけど、時間がまったく足りない。

時間がなくて困った。

ダイエットも英語の勉強も子育てもしなければいけないけど、時間がまったく足りない。

ここでは時間を増やす方法を紹介します。

目標は1日6時間増やすことです。

このページのチェック項目をしっかりと消化することで「多い人では6時間」「少ない人でも1時間」程度は時間を作り出せるはずです。

 

 


Contents

ステップ1 探し物を止める。

「モノを探す」時間を徹底的に節約する

1、モノには定位置を用意する

スマホや携帯電話、家のカギに車のカギ、財布や手帳……毎日持ち歩く必需品なのに、なぜ何度も探し回ってしまうのか。それは、モノに定位置がないからだ。
「ひとつのモノにはひとつの場所を用意する」という単純でシンプルな整理整頓をすれば、探し物にかかる時間は減らせる。

2、モノの数を減らす

書けるペンを探して何本ものペンを出し入れしてはいないか? 着る服に悩んでクローゼットを毎朝ひっくり返してはいないだろうか?
書類を探して紙の束をバサバサいわせてはいないだろうか? 家でもオフィスでも、身の回りのモノの数が多すぎると探し物の時間が増える原因となる。

3、7つ道具は常に身につけておく

仕事の際の7つ道具を挙げてみよう。スマホ(携帯電話)、手帳、ペン(黒・赤)、付箋、印鑑、名刺、電卓。これをバッグインバッグにまとめて、社内だろうが社外だろうが持ち歩く。給湯室で「そういえば、あれやっておいてよ」と言われたこともメモできるし、ランチ中に取引先の人と出会って慌てることもない。いつどこで何があっても対応できるはずだ。


「データを探す」時間を徹底的に節約する

4、ファイルやフォルダはナンバリングを活用する

「ナンバリング」は、ファイルやフォルダを整理する基本中の基本だ。決まったルールで並んでいるだけで、求めるデータを格段に探しやすくなる。フォルダ内は、名前や更新日時、サイズやファイルの種類別に任意に並べ替えることができる。ファイルの名称は、記号、0~9、a~z……という優先順位で並べ替えられる。つまり、ファイル名の前に適切なナンバリングをすることで、単なる五十音順ではなく任意の並びにすることが可能となる。

5、フォルダの階層は美しいツリー状に

フォルダ分けが無秩序だと、どんなにファイル名をきちんとナンバリングしても無駄になる。同じレベルのフォルダが並列で、きれいなツリー状になるようにしよう。これは個人フォルダだけでなく、社内や部署内で共有する共有フォルダにも通用する。フォルダを利用するメンバー全員にとって分かりやすく、統一されたルールでフォルダを階層づけよう。

6、ファイル名に「検索ワード」を盛り込む

ファイル名のナンバリングやフォルダの階層分けを徹底していても、求めるデータを一発で探せないこともある。そんな時は、フォルダ内の検索機能を活用しよう。パソコンの種類によっても異なるが、スタートボタンから検索窓を表示させるか、フォルダの右上などにすでに検索窓が表示されている場合が多い。Windowsなら、Ctrl+Fのショートカットキーで検索を行える。ファイル名を入力して実行すれば、一致する文字列を含むファイルを自動で探し出してくれるのだ。
この機能をフル活用するためには、ファイル名に少し工夫が必要だ。この検索は、「ファイル名」の「文字列一致」を探し出すからだ。コンピュータに自動で探してもらうためには、ファイル名の後半に任意の「検索用キーワード」を忍ばせておけばよい。
先に述べたように、ファイル名の先頭は日付や連番のナンバリングから始める。続いて、「企画書」や「議事録」といったファイルの内容を入れる。ここまでで、その後に、検索用の文字列をとにかくたくさんぶちこんでおくのだ。


「やるべきことを探す」時間を徹底的に節約する

7、「タスク箱」を作り、毎日のタスクを見える化する


やるべきことや次のタスクを考える時間を節約するためには、「タスク箱」を作ろう。
A4サイズが縦に入る箱を用意し、デスクの好きな場所に置く。著者は、手前の面が低くなっていて取り出しやすい、縦に差し込むタイプのファイルボックスをデスクの左端を使っている。書類を積み上げるタイプの書類トレイだと、視認性が落ちるのでおすすめしない。置く場所はどこでも良いが、いつでも見やすく取り出しやすい位置が良い。
タスク箱が用意できたら、「今日」やるべきタスクを、クリアファイルにひとつずつ用意して差し込んでいこう。

8、メモはすべて付箋に書く


大事なことを忘れないようにメモを取る。しかし、そのメモをなくしてしまっては元も子もない。メモを書いたことを忘れ、メモを置いた場所を忘れてしまったら、時間を節約するどころかトラブルの原因にさえなりうる。
「メモを探す」時間を節約するためには、「1種類の付箋」をメモ用紙に使うことを徹底すればよい。著者のオススメは5センチメートル四方の正方形の付箋だ。主な文具メーカーはほとんど発売しているので、入手しやすいはずだ。また、色は3色あると便利だ。著者は、薄い黄色を普通のメモ、ピンクを重要度・緊急度の高いメモ、薄い青をネタ用のメモとして使い分けている。色の使い分けに慣れなければ、はじめは1色だけをすべてのメモに使っても良い。
この「1種類の付箋」を、常に手帳&ペンとセットで持ち歩くこと。そうすれば、メモ用紙とペンを探して右往左往するムダも省ける。デスクでは、手帳・ペン・付箋ごと定位置に置く癖をつける。先に述べた「今日のタスク箱」のそばを手帳と付箋の定位置にすると良い。
ただの紙だとどこかへ紛れ込んでしまうが、糊のついた付箋は紛失しにくい。メモはすべてこの付箋に書くことを習慣づけば、付箋以外の紙類が身の回りに散乱することもなくなる。後は、「書いた付箋をどこに貼り付けるか」という一定のルールを設けることが重要だ。


ここまではこちらの書籍のエッセンスをまとめたものです。実用例などは書籍を御覧ください。

「探し物ばかりしている」人のための時間活用の教科書 1日25時間を可能にする8つの時間節約術


ステップ2 3つのムダをなくす

「準備時間のムダ」を徹底的になくす

1、必要なものを「見える化」する

最短の動線・動作で準備を完了させるには、準備に取り掛かる前に必要なものを「見える化」すれば良い。
例えば、「持ち物リスト」だ。予めリストに書き出しておくことで、必要な持ち物を思い出すという時間が省ける。ひとつの場所で必要なものをリストで確認しながら準備できるので、あっちへ行ってこれを探し、また戻ってあれを探し……という二度手間がなくなる。準備できたものからチェックしていけば、忘れ物の心配もない。
さらに、道具やモノの収納を「見える化」することでも、ムダ時間を省くことができる。

2、分刻みのタイムスケジュールを作り、そのとおりに行動する

無駄な動きや予期せぬ用事が発生するのを防ぐには、分刻みのタイムスケジュールをあらかじめ作っておくのが有効だ。何にどれくらい時間がかかるかを予測して分単位に落とし込み、あとは「そのとおりに行動すれば良いだけ」という状態にしておく。一分一秒を有効に活用するためには、余計なことを考えなくても動けるようにしておくのが良い。
著者は、旅行や出張など普段とは違う朝になることが分かっている時には、「出発までのTODOリスト」を作っている。夜のうちにやるべきことや用意する持ち物などをタイムスケジュールすべて落としこむのだ。

3、自分の「やる気スイッチ」を心得ておく


やるべきことは分かっているのに動けない。ダラダラ・ぐずぐずしてからでないと行動できない。「朝が弱くて、なかなか起きられないんですよねー」と、低血圧を言い訳にしている人も多いのではないだろうか。ダラダラ癖やぐずぐず癖を言い訳にするのは時間のムダ、ひいては人生のムダだ。テキパキと準備に取り掛かれるよう、自分の「やる気スイッチ」を心得ておこう。


「待ち時間のムダ」を徹底的になくす

4、パソコンやスマホの性能にこだわり、メンテナンスにも気を配る


メモリー商品を扱うある会社が、全世界で「動作が遅いパソコンによってどれくらいの待ち時間を費やしているのか」という調査を行った。その結果、人がパソコンの読み込みやダウンロードなどに待たされている時間は、年間でなんと6.8日間にものぼることが分かったそうだ。計算すると年間で約9,792分、つまり1日あたり約27分間も、我々はパソコンに待たされていることになる。
そこで、パソコンやスマホといったデジタル機器の性能には、ぜひこだわってほしい。特に、処理や計算を司るCPUの性能は、パソコンやスマホの速度を大きく左右する。安くて低スペックなものを買うより、高くても高スペックなものを持つ方が時間の節約になるのだ。1回の起動や読み込みに待たされる時間がほんの10秒、ほんの1分だとしても、積み重なればかなりのタイムロスになってしまう。しかも単なる「待ち」では済まず、待たされることによってイライラして、生産性や集中力が落ちる恐れもある。
すぐに買い換えられない場合は、今もっているパソコンやスマホの動作を改善しよう。例えば、タスクトレイで常駐プログラムをチェックする、不要なプログラムはアンインストールする、ウイルスやスパイウェアの対策をきちんとする、キャッシュデータを定期的に削除する……などのセルフメンテナンスを行ってみよう。

5、予測して行動する

待ち時間が生まれるのは、予測が不十分だからだ。電車やバスを待たなくても済むように、発着時間や乗換え方法をあらかじめ調べておく人は多い。しかし、雨のせいで駅まで歩くのに時間がかかったり、思いのほか混雑していてうまく乗り換えできなかったりと、予想していなかった事態が起こることはよくある。自分の予定を確認するだけでなく、自分を取り巻く周辺環境にも目を向けて、深く予測することが大切だ。

6、スキマ時間用のタスクを用意しておく

どんなに予測して効率よく動いても、必然的に発生してしまう待ち時間も当然ある。例えば、電車やタクシーでの移動時間。目的地に到着するまでの時間も、ある意味では待ち時間だといえる。会議や打ち合わせも、人数が多ければ多いほど集合には時間がかかり、待ち時間は生じてしまうものだ。これらの待ち時間は、自分だけがテキパキ行動していれば解消できるわけではない。このような、移動中や仕事と仕事の間にどうしても生じてしまうわずかな待ち時間を、「スキマ時間」という。
スキマ時間を有効に活用するためには、いつでもどこでも取り掛かれてわずかな時間で完了できる「スキマタスク」をあらかじめ用意しておくことだ。いつどこで生じるか分からないスキマタスクに備えて、常に準備をしておこう。「あと5分あるぞ。さて、何をしようかな」と考えているようでは遅いのだ。


「悩む・嘆く時間のムダ」を徹底的になくす

7、一人で悩まない


「三人寄れば文殊の知恵」と言うように、一人より二人、二人より三人で考えた方が良い考えが浮かぶものだ。一人で悶々と悩んでいるときには解決しなかったことが、誰かに相談すればパッと解決することもよくある。誰かと話すことで、自分と違う価値観や新たな意見に出会える。他人の意見を受け入れられるかどうかは、自分がどれだけ成長できるかにも影響する。

8、いつでも「今」がベストなタイミング

何か始めようと思うとき、「今」よりも良いタイミングはない。いつやるか・やるかやらないか、そんなことに悩むのは時間のムダだ。行動があまりにも早すぎて、時代が追いついておらずに失敗したとしても、嘆くことはない。経験から学び、次回はより良くスムーズに事を運べるだろう。全力を尽くした上での失敗とは、かけがえのない経験値となる。

9、後悔しないための努力は惜しまない

どんな決断でも後悔しないために、精一杯努力しよう。後悔は何も生み出さない。どんなに後悔しても過去は変えられない。後悔に時間を費やすよりも、後悔しないように努力することに時間と労力を費やすべきだ。


ここまではこちらの書籍のエッセンスをまとめたものです。実用例などは書籍を御覧ください。

「ムダな時間が多い」人のための時間活用の教科書 1日26時間も夢じゃない! 9つの時間節約術


ステップ3 業務の効率をあげる

効率の良さは綿密な段取りにかかっている

1、自分自身で期限を定める


「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
――これは、イギリスの歴史学者パーキンソン氏が唱えた「パーキンソンの法則」の、第一法則だ。あなたにも身に覚えがあるのではないだろうか? 夏休みの宿題を8月後半まで持ち越したり、「3日もあるから余裕じゃん!」と思っていた仕事に結局3日間みっちりてこずらされたり……
問題なのは、期限を目いっぱい使ってその仕事を仕上げている間、他の仕事が手付かずになってしまうということだ。「与えられた期限」を目指して仕事をしているから、いつも仕事に追われてしまう。他の仕事にかける時間がないので、成果が出せない。
だから、自分自身で期限を定めることが大切だ。上司から言われた提出期限や、取引先から命じられた納期とは別に、自分自身で目標となる期限を定めるべきだ。それが段取りの第一歩なのだ。

2、要領のよい人ほどゴールが見えていて段取りに余念がない

要領よくなんでもこなしている人は、運が良いわけでも才能があるわけでもない。ただ、ゴールが明確に見えていて、そこに至るまでの段取りに余念がないだけだ。さまざまな事態を予測して準備をしているから、何が起こっても対処できるのだ。
まず、到達すべきゴールを明確にしよう。「集客数を20%上げる」や「コストを10%削減する」といった大きな目標設定でも良いし、「サンプルを納品する」や「企画書を仕上げる」といった身近な仕事の完成目標でも良い。そして、見定めたゴールには期限を定めるべきだ。1で挙げたように、自分で期限を定めよう。続いて、そこまでに必要なステップをひとつずつ挙げてみる。

3、「今日やらないこと」を決める

やるべきことの準備はもちろん大切だ。しかし、やらないことをあらかじめ決めておくことも実は重要なのだ。今やる必要がない作業や、突発的に飛び込んだ案件に気をとられて時間が過ぎていく経験が、あなたにもあるはずだ。ただ予定外の時間がかさむだけでなく、集中力がそがれて効率も落ちてしまう。
例えば、「メールチェックは決めた時間以外にはしない」と決める。メール画面を開いたままにしたり、プッシュ通知をオンにしたりしていると、メールが入るたびにそちらが気になってしまう。そもそも、急ぎの用件なら電話をしてくるはずだ。「今、その時」の主導権を自分でしっかりと握っていよう。
同じ理由で、こちらから電話をかけて先方が不在だった場合に「折り返しを依頼しない」と決めるのも良い。折電してもらう方が先方と早く話せるように思えるが、向こうの都合でかかってくるのでこちらの作業が中断されてしまう。火急の用件でなければ、何時くらいが都合良いかを聞いて、こちらから掛け直そう。


孤独に仕事をしない

4、6割の時点で共有する

完璧に仕上げてから提出しても、意図を履き違えていたらすべてやり直しだ。上司への報告、クライアントとの意思疎通、チーム内での情報共有……これらの細やかなコミュニケーションが、結果的に仕事の効率を上げる。
仕事を進めて6割くらい進行したら、一度状況を報告しよう。報告を求められていない場合でも、雑談に交えて「今抱えている仕事はこんな感じです」という程度でも良い。上司への報告だけでなく、同僚やチーム内への連絡も大切だ。もし作業が重複していたらムダを防げるし、協力できることがあれば早いうちに分かった方がお互いのためになる。仕事の進め方に悩んでいる時は、6割進めるのを待たずに早めに相談しよう。もちろん、仕事が完了したら、最終的な報告を行うのも忘れずに。

5、「自分にしかできない仕事」を減らす

自分にしかできない仕事があると気分が良い。やりがいも感じられる。しかし、あなたにしかできない仕事に固執してはいけない。今は良くても、いずれ自分にばかり負担がかかるようになる。あなたの業務時間は限られている。生産的な仕事をしようと思ったら、雑務や簡単な仕事はできるだけ抱え込まないことだ。
自分が担当している仕事をパターン化したり、マニュアル化したりして、誰にでもできるようにしておこう。協力を仰いだり、引き継いだりする時に役立つ。また、ファイルやデータも体系立てて保存し、誰にでも分かるようにしておこう。休暇を取ったり出張に行ったりする時も、万が一のときはあなた以外の人が対処できる。


タスク管理を極める

6、マルチタスクをやめる

複数の案件を抱えていて、しかもそれぞれの期限が迫っているとき、つい同時進行をしたくなるものだ。複数の作業を同時に行うことを、マルチタスクと呼ぶ。このマルチタスク、一見効率が良さそうだが、実は生産能力を低下させてしまう。
マルチタスクをやめて、ひとつひとつのタスクに集中する方が、良いパフォーマンスができる。タスクを整理し、目の前の案件に集中できる環境をいかに作りだせるかが重要になってくる。意図的にシングルタスクな状態を作り出すと言っても良い。

7、タスクを細分化する

マルチタスクをやめて目の前の仕事に集中するには、準備が必要だ。タスクを細分化し、スケジュールに落とし込むことでやるべきことが一本道になり、常にシングルタスクな状態でいられる。複数の案件を「同時に」ではなく、「ひとつずつ順番に、的確に」こなしていくことができるようになる。
例えば、企画書を作成する場合。「企画書作成」という大きなタスクのままでは、漠然としていて何から手をつければよいのか分からない。完成までにどれくらいの時間がかかるかも読めない。そこで、タスクを次のように細分化してみる。
(1)データを収集する
(2)本文を作成する(テキストを書き、図表を作る)
(3)全体のレイアウトを修正する
(4)校正し最終チェックする
あらかじめタスクを細分化することで、必要な時間や準備すべきものが分かる。この例のように、校正・チェックもタスクに組み込んでしまうことで仕事の質も上がる。
2つ以上のタスクを並行して進める場合も、タスクを細分化しておけば時間を有効に使える。

8、7時間の業務時間を、420分ととらえる

タスクの細分化ができるようになったら、次はそれを分単位でスケジュールに落とし込む必要がある。そのためにまず、あなたの毎日の業務時間を「分」に変換してみよう。
例えば、あなたの業務時間が7時間なら、分単位に変換すると420分となる。「7時間」と書くと長いように感じるが、「420分」と書くとなんだか短いような気がしてくるはずだ。3時間なら180分、6時間なら360分、7時間半なら450分。……いずれの場合も、時間単位で考えるよりも分単位の方が短く貴重に感じるだろう。
さて、7時間にタスクを割り振ろうとすると、どうしても1時間単位になってしまう。「定例会:1時間」「企画書作成:2時間」といった具合だ。
・9時~ 定例会
・10時~ 企画書作成
これで午前中が終わってしまうことになる。定例会が15分ほど早く終わることもある場合、丸めて1時間として時間を確保していたら、空白の15分間が生じてしまうことになる。
一方、7時間を420分ととらえれば、分刻みでスケジュールを組み立てることができる。「会議:45分」「備品発注:15分」という感じだ。タスクとタスクの間に生まれる時間をムダにしなくなる。

9、アラームやプッシュ通知を設定したら、予定を「忘れる」

いよいよタスク管理の仕上げだ。細分化し、分刻みにスケジューリングしたら、スマホのアラーム機能やスケジュールアプリのプッシュ通知を設定しよう。
外での打ち合わせに出かける前は、そわそわしてそのこと以外考えられないのでは? いくつもの仕事を抱えていると、それぞれの納期が気になってつい同時に進めたくなっていないか? せっかく細分化して分刻みに振り分けたタスクも、いちいち気にしていてはマルチタスクをやめたことにならない。「次の予定が気になる」「他の仕事が気になる」ことも、目の前の仕事に集中できない原因のひとつだ。アラームやプッシュ通知に任せて、次の予定を忘れてしまおう。
クラウド上で予定を管理できるアプリを使えば、パソコンでもスマホでも編集・共有ができて便利だ。「あまり難しいアプリは使いたくない」という人は、携帯電話やスマホで今自分が使っているスケジュール機能でも十分だ。
重要なのは、目の前のタスクも急ぎではないタスクも、すべて日時を決めて予定に落とし込んでおくことだ。そうすれば、やるべきことを忘れてしまう心配はなくなる。忘れる心配がないので、予定を思い出すという行為も必要なくなる。


ここまではこちらの書籍のエッセンスをまとめたものです。実用例などは書籍を御覧ください。

「もっと効率を上げたい」人のための時間活用の教科書 1日27時間を目指す9つの効率UP&時間節約術


まとめ本

こちらは3冊分のいいとこどり「まとめ本」です。

2週間で完成! 14項目のチェックリストで習慣を見直し、1日30時間を目指す時間活用の教科書 決定版!

時間を増やすイメージとしては下記の順番です。

1、このWeb ページを一通り試す。(これだけでもかなり効くはずです)

2、このWeb ページの元になった3冊を試す。(Webだけでは不明瞭だった部分がクリアになりより多く時間術が取り入れられます。)

3、最後に紹介した「まとめ本」を試す。(忘れたころにやると効果的です。時間術がリニューアルされるとともに自分なりの方法も思いつくかもしれません。)

 

継続する仕掛け

時間術は継続です。そこで継続する仕組みを作りました。下記のTwitterで自動的に、このページの時間術をつぶやきます。フォローしておけば自然とタイムラインに出てきます。つぶやき設定は30分に一回なので邪魔かもしれませんが効果は高いです。是非お試しください。

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最後に

書籍の宣伝もいたしましたが、基本的には当Webページをしっかりと試していただければ時間を増やすことができるように作っています。皆さんの時間が増えて仕事もプライベートも充実することを祈っております。

もしお役に立てたようでしたらシェアいただけると嬉しいです。